Ce obligatii au administratorii?
Atribuţiile administratorului asociaţiei de proprietari sunt stabilite în două texte legislative: Legea nr. 230/2007 cu privire la înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea asociaţiilor de proprietari şi HG 1588/2007, norme de aplicare a Legii 230/2007.
Ce spune legea asociaţiilor de proprietari
Capitolul V, art. 36: Administratorul, persoană fizică sau juridică, are, în principal, următoarele atribuţii:
a) prestarea serviciilor în mod profesional;
b) gestionarea bunurilor materiale şi a fondurilor băneşti;
c) efectuarea formalităţilor necesare în angajarea contractelor cu furnizorii de servicii pentru exploatarea şi întretinerea clădirii, derularea şi urmărirea realizării acestor contracte;
d) asigurarea cunoaşterii şi respectării regulilor cu privire la proprietatea comună;
e) gestionarea modului de îndeplinire a obligaţiilor cetăţeneşti ce revin proprietarilor în raport cu autorităţile publice; obligaţiile cetăţeneşti sunt cele stabilite, potrivit legii, de adunarea generală a proprietarilor;
f) îndeplinirea oricăror alte obligaţii expres prevăzute de lege.
Anul trecut a apărut o lege care a adăugat următorul alineat:
g) informarea trimestrială, în scris sau prin poştă electronică, a proprietarilor, membri ai asociaţiei de proprietari, cu privire la situaţia financiară, cuprinzând toate elementele de cheltuieli, venituri, încasări şi plăţi aferente asociaţiei de proprietari, sub semnătura proprie şi contrasemnată de preşedintele şi de cenzorul asociaţiei de proprietari.
Art. 37: Pentru lucrările privind proprietatea comună, administratorul, ţinând seama de preţ, durată de execuţie şi calitate, supune spre analiză, selecţie de oferte şi aprobare comitetului executiv al asociaţiei de proprietari ofertele operatorilor economici care satisfac cerinţele, în vederea executării lucrărilor, conform legislaţiei în vigoare.
În timpul anului, asociaţiile de proprietari au, conform legii, mai multe obligaţii de îndeplinit, printre care se numără, de exemplu, organizarea cel puţin a unei adunări generale şi prezentarea veniturilor obţinute din exploatarea proprietăţii comune.
Asociaţiile de proprietari trebuie să organizeze cel puţin o dată pe an, în primul trimestru, o adunare generală a proprietarilor. Trebuie amintit faptul ca adunarea generală este alcătuită din toţi proprietarii membri ai asociaţiei.
„Adunarea generală ordinară se convoacă fie de preşedintele asociaţiei de proprietari, fie de comitetul executiv. Pentru situaţii speciale sau de maximă urgenţă, adunările generale extraordinare ale asociaţiei pot fi convocate oricând de către comitetul executiv sau de către cel puţin 20% din numărul proprietarilor membri ai asociaţiei de proprietari”, asta prevede legea.
Proprietarii trebuie să fie anunţaţi, cu minimum şapte zile înainte de data stabilită a adunării generale, prin afişare la loc vizibil sau pe bază de tabel nominal convocator. Proprietarii trebuie informaţi inclusiv privind ordinea de zi a adunării generale.
„Adunarea generală poate adopta hotărâri, dacă majoritatea proprietarilor membri ai asociaţiei de proprietari (jumătate plus unu) sunt prezenţi personal sau prin reprezentant legal. (…) Hotărârile adunării generale ale asociaţiei de proprietari sunt obligatorii şi pentru proprietarii din condominiu care nu au fost prezenţi la adunarea generală, precum şi pentru proprietarii care nu sunt membri ai asociaţiei de proprietari”,
De retinut faptul ca in cazul neconvocării a cel puţin unei adunări generale pe an, responsabilitatea aparţine membrilor comitetului executiv (inclusiv preşedintelui asociaţiei).
Semestrial, lista veniturilor obţinute de asociaţie din exploatarea proprietăţii comune şi cheltuielile aferente lor se prezintă într-un raport care se afişează la avizier. Aceste venituri aparţin asociaţiei şi alimentează doar fondurile ei speciale pentru reparaţii şi investiţii cu privire la proprietatea comună.
Referitor la obligaţia de organizare şi conducere a propriei contabilităţi, HG nr. 1588/2007 dispune că asociaţiile trebuie s-o facă în partidă dublă sau în partidă simplă, prin opţiune. „Asociaţiile de proprietari organizează şi conduc contabilitatea în conformitate cu reglementările contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial”, asta gasim in hotarare.
Asociaţiile care optează pentru conducerea contabilităţii în partidă simplă trebuie să depună, la compartimentele specializate din cadrul consiliilor locale, situaţia soldurilor elementelor de activ şi pasiv, până la data de 1 martie pentru situaţia existentă la 31 decembrie şi până la data de 1 septembrie pentru situaţia existentă la 30 iunie. În cazul optării pentru conducerea contabilităţii în partidă dublă, trebuie depus bilanţul contabil.
Un lucru care trebuie amintit si de care trebuie sa tinem seama este Administrarea, întreţinerea, investiţiile şi reparaţiile asupra proprietăţii comune (inclusiv măsurile de îmbunătăţire a confortului termic al clădirii) cad, potrivit legii, în sarcina asociaţiilor de proprietari.
Atribuţiile administratorilor, preşedinţilor, cenzorilor şi comitetelor executive
Administratorii de asociaţii trebuie, în principal, să gestioneze bunurile materiale şi fondurile băneşti, să asigure cunoaşterea şi respectarea regulilor cu privire la proprietatea comună şi să gestioneze modul de îndeplinire a obligaţiilor cetăţeneşti ale proprietarilor în raport cu autorităţile publice. De reţinut este că, din martie 2015, administratorii trebuie să informeze trimestrial proprietarii, în scris sau prin e-mail, cu privire la situaţia financiară a asociaţiei.
De doi ani, la solicitarea scrisă a proprietarului, preşedintele şi administratorul asociaţiei sunt obligaţi să elibereze adeverinţe cu situaţia cheltuielilor de întreţinere. Adeverinta eliberata de catre asociatia de proprietari trebuie să fie defalcată pe datoria de bază şi penalităţi şi să includă modul de calcul al penalităţilor.
Comitetele executive sunt reprezentate de preşedinţii asociaţiilor, au obligatia să ducă la îndeplinire hotărârile adunării generale şi să urmărească respectarea prevederilor legale, a statutului şi a acordului de asociere ale asociaţiei. Se mai ocupă de întocmirea proiectului bugetului de venituri şi cheltuieli, supravegherea situaţiei încasărilor şi plăţilor lunare, completarea la zi a cărţii tehnice a construcţiei şi urmărirea comportării în timp a construcţiei.
Preşedinţii reprezintă asociaţia în derularea contractelor şi în relaţiile cu terţii şi îşi asumă obligaţii în numele acesteia. De asemenea, preşedinţii supraveghează şi urmăresc aplicarea hotărârilor adunării generale, respectarea prevederilor statutului şi acordului de asociere şi aplicarea deciziilor comitetului executiv.
Cenzorii sau comisiile de cenzori trebuie să verifice legalitatea actelor şi documentelor, a hotărârilor, deciziilor, regulilor şi regulamentelor, precum şi execuţia bugetului şi gestiunea financiar-contabilă. De asemenea, cel puţin o dată pe an, cenzorilor sau comisiilor de cenzori le revine obligaţia întocmirii şi prezentării de rapoarte asupra activităţii lor şi asupra gestiunii asociaţiei.
Asociatiile de proprietari, obligate sa afiseze modalitatea de calcul a intretinerii Modalitatea de calcul va contine si va arata explicit toate costurile si sumele care formeaza totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul si de repartizare a acestor cheltuieli catre proprietari.
„Asociaţia de proprietari, prin grija preşedintelui asociaţiei, va afişa lunar, la vedere, lângă lista de plată a cheltuielilor asociaţiei de proprietari, modalitatea de calcul în urma căreia au rezultat sumele lunare de plată ale proprietarilor. Modalitatea de calcul va conţine şi arăta explicit toate costurile şi sumele care formează totalul de plată al proprietarilor, respectiv modul de calcul şi de repartizare a acestor cheltuieli către proprietari”, este prevăzut în noua lege.
Asociaţiile de proprietari au, aşa cum prevede Legea nr. 230/2007, mai multe cheltuieli.
• cheltuieli pe număr de persoane care locuiesc sau desfăşoară activităţi în proprietăţi individuale;
• cheltuieli pe consumuri individuale;
• cheltuieli pe cota-parte indiviză, în funcţie de suprafaţa utilă a proprietăţii individuale;
• cheltuieli pe beneficiari, aferente serviciilor individuale ale proprietarilor, dar gestionate financiar prin intermediul asociaţiei de proprietari;
• cheltuieli pe consumatori tehnici;
• cheltuieli de altă natură.
Suma ce priveşte proprietatea comună a fiecărui proprietar din cadrul condominiului este stabilită şi repartizată proporţional cu cota-parte indiviză din proprietatea comună.
Copiii sub 3 ani să fie scoși de pe lista cheltuielilor de la asociațiile de proprietari.
În Aprilie 2017 a fost publicată în Monitorul Oficial Legea nr. 67/2017 pentru completarea art. 47 din Legea nr. 230/2007 prin care se stabileşte ca toți copiii sub 3 ani să fie scoși de pe lista cheltuielilor de la asociațiile de proprietari.
Inițiatorul proiectului a susținut, în expunerea de motive, ca a avut în vedere faptul că includerea minorilor care au sub 3 ani în numărul persoanelor care plătesc cheltuielile de întreținere ale locuinței și cheltuielile asociației de proprietari nu se justifică. Consumul realizat de acești copii minori se poate reflecta în contoarele de apă sau în consumul locuinței per ansamblu. În plus, în condițiile în care animalele mici de companie (pisici, căței etc.) nu sunt incluse în rândul consumului pe locuință sau apartament/persoană, a considerat absurd să contorizeze cvasi-cheltuielile «provocate» de bebeluși pentru buna desfășurare a asociației proprietarilor de locuințe.”
Legea nr. 230/2007 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari. La articolul 47, după alineatul (1) s-a introdus un nou alineat, alin.(2), cu următorul cuprins:
”(2) Asociațiile de proprietari pot hotărî exceptarea de la plata cheltuielilor prevăzute la alin. (1) lit. b) pentru copiii cu vârsta de până la 3 ani.””